Mengelola piutang pelanggan tanpa buku catatan

Piutang adalah bagian normal dari usaha laundry: pelanggan membayar sebagian saat menyerahkan cucian, lalu melunasi saat mengambil. Masalah muncul ketika catatan pembayaran tercecer di buku, chat, atau ingatan kasir.

Satu pembayaran, satu baris

Jangan menyimpan status bayar sebagai satu kolom yang diketik ulang. Catat setiap pembayaran sebagai baris tersendiri: tanggal, metode, nominal, dan siapa yang menerima. Status bayar sebaiknya diturunkan dari jumlah baris pembayaran, bukan diketik manual.

Dengan cara ini, DP dan pelunasan tidak saling menimpa. Sisa tagihan selalu dihitung dari total order dikurangi seluruh pembayaran yang sah.

Pisahkan pembatalan dari penghapusan

Ketika terjadi salah catat atau pembayaran dibatalkan, buat baris pembalik dengan alasan. Baris asli tetap ada untuk audit, dan laporan tidak menghitung pembayaran yang sudah dibatalkan.

Aturan yang sama berlaku untuk order yang dibatalkan: order tetap muncul di riwayat, tidak masuk omzet, dan alasannya tercatat.

Tagih sebelum pelanggan lupa

Daftar order siap diambil yang belum lunas adalah daftar tagihan yang paling mudah ditagih: pelanggan akan datang mengambil cucian. Tampilkan daftar itu di layar utama dan di halaman order, lalu tandai setelah pelunasan.

Untuk pelanggan langganan, kebiasaan mencatat setiap pembayaran membuat riwayat kredit terlihat jelas. Pemilik bisa memutuskan sendiri kapan memberi tempo dan kapan meminta lunas di muka.